ВВЕДЕНИЕ
Документ является основным средством предоставления данных в любой современной организации. Бесспорна важность сохранения и грамотного использования информационных ресурсов организации для выгодного ведения бизнеса.
Построение работы с документами предполагает формирование документооборота организации, хранение документов и их использование в текущей деятельности организации. Документы являются главными информационные ресурсами организация, действия с которыми требуют соответствующего порядка. Документы создают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех ступенях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот организации подразумевает под собой комплекс взаимосвязанных процедур, обеспечивающих перемещение документов с этапа их создания или поступления и до окончания исполнения или отправки. Он представляет непрекращающийся процесс перемещения документов, объективно изображающий деятельность организации и дающий мгновенно управлять им.
Для документооборота современного бизнеса характерно большое разнообразие типов документов, различные маршруты их движения в процессе обработки, накопление и хранение огромных объемов информации. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в организации должно быть оперативным.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Этим объясняется актуальность темы работы.
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Понятие документооборота, виды документов
Документооборот представляет собой непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до окончания исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационное содействие всех элементов управления.
Документооборот является важной частью делопроизводства, так как обуславливает не только ступени перемещения документов, но и скорость этого перемещения.
В документообороте фигурируют три вида документов:
- входящие (документы, поступающие из других организаций);
Данный вид документов передает входную, начальную информацию для исполнения управленческих действий. К ним относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и пр.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и пр.); предложения, заявления и жалобы граждан и др.
- исходящие (документы, посылаемые в другие организации);
Исходящие документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и пр.) передают информацию, составленную при работе органа управления, в целях ее отсылки вышестоящим и подведомственным организациям, общественным объединениям и частным гражданам.
- внутренние (документы, формируемые в организации и применяемые работниками в управленческом процессе).
Внутренние документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и пр.), решающие задачи в границах данного органа управления без направления информации за его границы [1].
Разнообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным признакам.
ГЛАВА 2 ДЕЙСТВУЮЩАЯ ПРАКТИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
2.1 Особенности организации бухгалтерского учета и документооборота. Учетная политика организации
При организации бухгалтерского учета субъектами малого предпринимательства, которые являются юридическими лицами по законодательству Российской Федерации, следует руководствоваться едиными методологическими основами и правилами.
Основная цель, которой должны придерживаться специалисты при организации бухгалтерского учета в любой организации – максимальное упрощение процедур ведения бухгалтерского учета без нанесения ущерба выполнению поставленных задач. Для малых предприятий это особенно актуально в связи с ограниченными финансовыми ресурсами, поэтому эффективность деятельности бухгалтерской службы для них имеет особую важность.
Основные требования к ведению бухгалтерского учета состоят в следующем:
1. Ведение бухгалтерского учета только на основании первичных учетных документов, которые должны составляться при проведении хозяйственных операций и соответствовать унифицированным стандартным формам, утвержденным Госкомстатом РФ, а при их отсутствии – разрабатываться самой организацией с наличием обязательных реквизитов. При разработке форм документов самостоятельно образцы их должны быть приложены к Положению об учетной политике.
2. Использование стандартного плана счетов бухгалтерского учета (на основе которого малое предприятие может самостоятельно сформировать свой рабочий план счетов).
3. Обязательное проведение инвентаризации – для проверки данных бухгалтерского учета и отчетности, и документального подтверждения их.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В нынешних условиях хозяйствования для роста оперативности управления организацией нужно выполнять продвижение в работе с документами, так как любое руководящее решение всегда держится на служебном документе. Организация работы с документами действует на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда руководящих работников. Результат руководящей деятельности обуславливается тем, насколько умело ведется документация. Носителем информации, употребляемой в управлении предприятием, оказывается документ.
Документ выступает в качестве обязательного элемента внутренней организации всякого предприятия, обеспечивая взаимосвязь их частей. Информация оказывается базой для принятия руководящих решений, служит обоснованием их выполнения и источником для подведения итогов, а также материалом для справочно-поисковой работы. Информация, воспроизведенная в документах, оказывается отражением деятельности предприятия и создает базу для всякого бизнеса.
Документирование часто оказывается обязательным, устанавливается законом и актами государственного управления.
Скорость принятия решений в конечном счете зависит от точности и эффективности обработки и передвижения документов. Следовательно, постепенная и разумная организация работы с документами оказывает немалое воздействие на качество работы управления. От того, насколько квалифицированно и своевременно создается, и обрабатывается документация, зависит результат руководящей деятельности организации в целом.
В связи с переходом к тотальной цифровизации во всех сферах социальной деятельности формирование электронного документооборота оказывается нужным и обязательным процессом.
