ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время во всех компаниях формируется существенный объём учетной информации. Технология его образования возникает с момента оформления, контроля, получения, обработки и фиксации первичных документов в надлежащих книгах, ведомостях, журналах.
Процедура перемещения данных деловых бумаг, начиная от их составления, получения и обработки на всех этапах и завершая сдачей их на хранение в архив, общепринято называть документооборотом.
В нынешних организациях выполняется обширный обмен информацией: с деловыми компаньонами, органами государственной власти, со своими региональными отделениями. Основная часть информации предоставляется в виде документов в бумажном выражении. В последнее время получается существенный прирост объема информации, протекающей по электронным каналам, включая и электронные документы.
Вопрос перехода от бумажного к электронному документообороту целесообразен в настоящее время для многих организаций, как частных, так и государственных. Введение электронного документооборота способствует усилению качества контроля над перемещением и исполнением деловых бумаг, существенному облегчению и ускорению доступности к информации и, тем самым, повышению продуктивного управления. Этот момент является очень важным для бизнеса и не менее важным для государства.
Электронный документооборот в отличие от бумажного документооборота высокоэффективен и прост, освобождает организации от многочисленных хранилищ архивной информации на бумажных носителях, электронные материалы можно сохранять на компьютере и других информационных носителях.
ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Развитие нынешнего информационного общества связано с обстоятельствами, которые касаются сферы использования документированной информации. Документ представляет собой тот материальный объект, который влечет в себе информацию, прорабатываемую, совершаемую, распространяемую в глобальном информационном пространстве.
Сегодня во всем мире взяты и выполняются концепции и стратегии информационного общества, заключающиеся в применении электронного документооборота и электронной подписи, решена проблема о комбинации электронного и бумажного документа. Внешний вид документирования кардинально меняет Всемирная сеть.
В настоящий момент в актуальном международном праве в юридической и технической литературе довольно обширно применяется термин «электронный документ».
Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).
ГЛАВА 2 РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1 Системы электронного документооборота
Зарубежные системы электронного документооборота в первый раз возникли в Советском Союзе, в 80-х годах. Делались они для государственного сектора. Для начала была упрощена работа единого отдела, а затем мало-помалу, на протяжении нескольких лет, вся работа с деловыми бумагами центрального комитета и политического бюро. Эта система позже стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.
Официального определения системы электронного документооборота, принятого стандартом, не существует. В действительности, система (структура) электронного документооборота – это система, дающая возможность упростить ключевой порядов делопроизводства предприятия. Она включает процессы формирования, обработки, тиражирования, передачи, хранения деловых бумаг, контроля над их исполнением и рассчитана на продуктивное управление компанией.
При внесении системы электронного документооборота на предприятие ставят соответствующие цели:
• уменьшение или полный отказ от бумажного документооборота;
• формирование единой информационной базы предприятия;
• уменьшение риска потери деловой бумаги;
• структурирование всех деловых бумаг по установленному перечню;
• усиление дисциплины среди сотрудников благодаря возможности наблюдения деятельности исполнителя определенного документа;
• контроль над исполнением деловых бумаг в соответствии с распоряжениями руководителя;
• усиление продуктивности работы предприятия [6].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Активное использование электронного документа предписывает потребность в создании системы, гарантирующей правовую силу электронного взаимодействия.
В настоящее время все страны следуют по пути организации информационного общества. На нынешнем этапе электронный документооборот активно вводится во все сферы информационной деятельности современного общества.
Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документами, отображаемыми в электронном виде. На фоне электронного документооборота необходимо намного меньше расходов на перестройку документооборота при перемене внешних условий. Содержание электронного документооборота заключается в том, что при его введении в организации сокращается объем бумажных документов, облегчается процесс регистрации документов, возрастает объем хранимой информации, сокращается время на выполнение поиска требующегося документа, что сильно облегчает работу сотрудников, лично работающих с документами.
В нынешних условиях быстро меняющейся рыночной ситуации, появляются проблемы управления организацией. На практике данные проблемы проявляются в том, что сотрудники всех уровней можно сказать «задыхаются» под тяжестью постоянного потока документов. Наиболее оптимальным выходом из создающейся ситуации служат системы электронного документооборота. Однако в процессе работы с данными системами для руководителя организации появляются две существенные проблемы: выбора и внедрения конкретной системы. Выбор обуславливается не только общим развитием организации, но психологическим фактором, влияющим на выбор системы электронного документооборота.