ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений, и числу неверных решений. Значительный массив документации составляют управленческие документы.
Целью данной курсовой работы является разработка организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации.
Задачами курсовой работы является:
– определение роли и места подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации;
– технико-экономическое обоснование необходимости разработки организационного проекта подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации;
– разработка организационного проекта по улучшению подсистемы делопроизводственного обеспечения системы управления организации;
– внедрение организационного проекта.
Объектом в данной курсовой работе является – ООО «Сапран».
1. ОПРЕДЕЛЕНИЕ РОЛИ И МЕСТА ОБЕСПЕЧИВАЮЩЕЙ ПОДСИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно.
С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот [1, с. 52].
Современное делопроизводство представляет собой систему информационного обеспечения аппарата управления организации и включает [2, с. 46]:
– своевременное и правильное создание документов (документирование);
– организацию работы с документами (создание системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления и их использование в справочных целях);
– выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
– хранение, систематизацию документов (в том числе подготовку для сдачи в архив или уничтожению).
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
При решении задач документационного обеспечения управления используется электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредактировать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, организовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию» документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации [3, с. 72].
2. ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ РАЗРАБОТКИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА ОБЕСПЕЧИВАЮЩЕЙ ПОДСИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
2.1. Характеристика ОАО «Сапран»
ООО «Сапран», расположенное в Москве, является крупной промышленной организацией. Состав организации включает: 7 цехов основного производства, специализирующихся на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса – башенных кранов, мобильных грузовых подъемников, то есть основной продукции завода, предназначенной для реализации. Кроме этого, в настоящее время освоены и серийно выпускаются товары народного потребления.
В структуру вспомогательного производства входя 3 цеха, мастерские и производственные участки, главная задача которых:
- изготовление, ремонт, заточка и настойка инструментов, приспособлений, приборов, хозяйственного инвентаря;
- надзор за работоспособностью и ремонтом оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений;
- обеспечение электрической и тепловой энергией, надзор и ремонт электрооборудования и тепловых сетей;
- внутрипроизводственная и внешняя транспортировка сырья, материалов, заготовок, готовой продукции;
- складирование готовой продукции.
Конечный результат деятельности основных цехов – готовая товарная продукция, которая реализуется внешнему потребителю; конечный результат вспомогательных цехов потребляется внутри самого завода.
Обеспечивающее производство, включает информационное и административное обеспечение основного и вспомогательного производств и выполняет функции координации и контроля текущей деятельности.
3. РАЗРАБОТКА ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА ПО УЛУЧШЕНИЮ ОБЕСПЕЧИВАЮЩЕЙ ПОДСИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Кадровое делопроизводство – это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещения внутри компании, учёта рабочего времени и расчётами с сотрудниками.
Обязанности кадрового делопроизводителя по документообороту:
1. ведение документооборота, продиктованного Трудовым Кодексом РФ:
2. формирование личных дел сотрудников предприятия;
3. оформление справок, больничных листок и заявлений;
4. подготовка кадровых приказов;
5. разработка табеля и учёт рабочего времени;
6. сдача периодической отчётности по единому социальному налогу;
7. начисление и расчёт заработной платы и другое.
Ведение документов связанных с приёмом новых сотрудников включает в себя:
– рассмотрение анкет и резюме кандидатов;
– мониторинг рынка по заработной плате;
– работа со списком вакансий предприятия;
– оформление положений о приёме, увольнения сотрудников.
Учёт документов по аттестации и оценки персонала:
– оформление оценочных бланков и положений;
– составление аттестационной характеристики сотрудников.
Согласно современному законодательству, кадровик обязан заботиться о нераспространении персональных данных работников, не сообщать информацию о них третьим лицам.
4. ВНЕДРЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА
В условиях документооборота на поиск нужного письма, акта, приложения к договору порой уходит до половины рабочего дня. В результате тормозится не только профессиональная деятельность ищущего сотрудника, но и бизнес-процессы предприятия в целом. И такая ситуация повторяется изо дня в день, в результате чего продуктивность организации оставляет желать лучшего.
Кроме того, внедрение разделения функций специалистов документоведения решает извечную проблему «разбросанности» данных.
Было предложено чтобы один отдел отвечал за производственную документацию, и направлял ее в цеха. А другой отдел производил работу с кадровой документацией.
Отметим, что внедрение такого проекта позволяет:
– сэкономить время на осуществление неподлежащих исполнению функции канцелярской службы;
– ускорить процесс согласования договоров и организационно-распорядительной документации;
– ускорить доставку и обработку документа до отдела;
– улучшить контроль исполнительской дисциплины;
– упорядочить и систематизировать процессы обработки документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов и определяет порядок работы с ними. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какую-то определенную бумагу становится трудно.
Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
ООО «Сапран», расположенное в Москве, является крупной промышленной организацией. Основной рынок сбыта продукции – Москва – это около 70% от общего объема выпускаемой продукции, 10% - Московская область, остальные 20% - регионы России.
Число персонала канцелярии в организации составляет – 15 чел. Наибольшее подразделение в количестве 3 чел. составляет бюро обработки информации, сотрудников в количестве 2 чел. приходится на группу контроля исполнения документации, бюро приема, контроля и выпуска документов.
Наибольшую трудоемкость занимают такие функции как:
- осуществление разработки и доведение производственных программ выпуска готовых изделий по номенклатуре и ассортименту до соответствующих цехов – 39 %;
- разработка оперативных графиков выпуска продукции и осуществить выдачу их цехам-исполнителям – 28 %.
На основании представленной информации, в деятельность канцелярии необходимо сделать акцент не только на взаимосвязи с производственным подразделением, но и с отделом кадров. Ведь документация, связанная с персоналом, занимает так же немалую часть в деятельности канцелярии.