Введение
Современные тенденции и скорость развития информационных технологий, – позволяют утверждать, что уже сейчас эффективность роста каждого предприятия определяется уровнем его обеспеченности информационными системами управления бизнес-процессами. Автоматизация бизнеса – это возможность: удержания лидирующих позиций на рынке, кадрового расширения, получения руководством достоверных данных, оперативного контроля над деятельностью организации, максимальная степень защиты конфиденциальной информации, высокая конкурентоспособность. Для конкретного пользователя – сотрудника предприятия, – автоматизация производства – это повышение производительности труда, высокая точность расчетов, возможность планирования на большой период времени, гарантия информационной безопасности.
Выбранная тема считается актуальной на сегодняшний день, так как от успешности предприятия зависят репутация, рейтинг, конкурентоспособность, уровень зарплаты сотрудников.
Работа с документами – неотъемлемая составляющая любого из существующих видов бизнеса. Даже в самой маленькой организации поток ежедневно поступающей информационной документации достаточно велик. Он требует постоянной срочной обработки, систематизации, своевременного реагирования.
Благодаря организации системы электронного документооборота у ответственного персонала есть возможность быстро справляться с большими объемами документации (письма, договоры, архивы, сведения из различных баз данных), а руководство может легко контролировать этот процесс даже на удаленном расстоянии.
1 Аналитическая часть
1.1. Характеристика делопроизводства и электронного документооборота
Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
- простота внесения изменений в документ;
- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
- возможность использовать заранее заготовленные формы;
- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
- экономия бумаги;
- компактность архивов;
- простота контроля информационных потоков;
- высокая скорость поиска и извлечения информации;
- возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
- прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
- высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
- укрепление исполнительской дисциплины;
- снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
- уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
2 Обоснование почему решаемая задача относится к классу КИС
Корпоративная информационная система (КИС) – это открытая интегрированная автоматизированная система реального времени по автоматизации бизнес-процессов компании всех уровней, в том числе, и бизнес-процессов принятия управленческих решений. При этом степень автоматизации бизнес-процессов определяется исходя из обеспечения максимальной прибыли компании.
Для групповых и корпоративных систем существенно повышаются требования к надежности функционирования и сохранности данных. Эти свойства обеспечиваются поддержкой целостности данных, ссылок и транзакций в серверах баз.
Наиболее существенной чертой комплексной информационной системы должно стать расширение контура автоматизации для получения замкнутой, саморегулирующейся системы, способной гибко и оперативно перестраивать принципы своего функционирования.
В состав КИС должны войти средства для документационного обеспечения управления, информационной поддержки предметных областей, коммуникационное программное обеспечение, средства организации коллективной работы сотрудников и другие вспомогательные (технологические) продукты. Из этого, в частности, следует, что обязательным требованием к КИС является интеграция большого числа программных продуктов.
Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав-томатизированный контроль за исполнением документов, кото¬рый секретарь ведет на персональном компьютере.
Постановка документа на контроль происходит автоматиче¬ски при заполнении регистрационной карточки документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле — специальный штамп в виде буквы «К», слова «Кон¬троль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому докумен¬ту. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.
3 Проектная часть
3.1 Информационное обеспечение задачи (комплекса задач, АРМ, информационной системы, подсистемы)
Состав информации, необходимой для решения комплекса задач данного АРМа (ИС):
- информация о корреспондентах, сотрудниках, видах документов, этапах разработки, документах ;
- источники для получения первичной информации сотрудники, корреспонденты;
- первичная информация является промежуточной и результативной;
- способы выдачи результатной информации в форме отчетов;
- адресатами для выдачи и получения результатной информации являются корреспонденты и сотрудники;
- первичная информация, начиная от получения и условно-постоянной информации, ее загрузки в файлы и заканчивая получением файлов с результатной информацией и выдачи ее пользователю;
- взаимосвязь входных, промежуточных и результатных информационных потоков и задач, реализуемых на данном автоматизированном рабочем месте.
3.1.1 Информационная модель системы и ее описание
Моделирование деловых процессов, как правило, выполняется с помощью case-средств. К таким средствам относятся: BPwin (PLATINUM technology), Silverrun (Silverrun technology), Oracle Designer (Oracle), Rational Rose (Rational Software) и др.
Функциональные возможности инструментальных средств структурного моделирования деловых процессов будут рассмотрены на примере case-средства BPwin. BPwin поддерживает три методологии моделирования: функциональное моделирование (IDEF0); описание бизнес-процессов (IDEF3); диаграммы дерева узлов.
Заключение
Одной из главных целей данной курсовой работы является проектирование функциональной модели автоматизации процесса планирования и отчетности исполнения документов.
В процессе проектирования модели ИС мы исследовали взаимодействие с внешней средой документооборота, такие как: корреспонденты документации; входные и выходные параметры: планирование и контроль исполнения документов.
Для решения данной задачи мы воспользовались CASE – средством BPWin.
Простота процедуры учета документации повышает скорость и точность обработки деловой информации.
Исходя из этого, можно заключить, что автоматизация процесса планирования и отчетности исполнения документов в наши дни выгодно и перспективно.
Так же в результате было разработана на платформе 1С: Предприятие 8.2.
