Введение
Система управления техническим персоналом компаний – это стратегия, базирующаяся на использовании новейших управленческих и информационных технологий, с поддержкой которых предприятия накапливают знания о состоянии технической инфраструктуры. Подобного рода отношения способствуют увеличению прибыли, т.к. обеспечивают бесперебойное функционирование автоматизированной системы.
Рассматриваемая система реализуется с поддержкой особого комплекта программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать, а значит, развивать бизнес-процессы в сфере управления технической инфраструктурой. Это дает наибольшую вероятность того, что компании будут обращаться к заказчикам услуг с интересными предложениями в более благоприятный момент времени и по более комфортным каналам связи.
Во многих компаниях технические отделы, отделы по работе с заявками пока еще действуют независимо друг от друга, и по этой причине их представления о клиенте зачастую противоречивы, а действия – несогласованные.
Автоматизация системы управления документооборотом создает наиболее результативную координацию операций различных отделов, снабжая их единой платформой, и предоставляет любому из них доступ к полному объему информации о них, что способствует оптимизации функционирования автоматизированной системы. Автоматизированная система документооборота в инженерных подразделениях компаний связи способна включать в себя следующие компоненты: управление классификаторами; автоматизации учета проводимых работ, автоматизации формирования отчетности.
В настоящее время формирование автоматизированных систем документооборота является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества функциональной части информационной системы и, как результат, повышение уровня продаж и способствует увеличению оборота компании связи.
Целью учебной практики является формулирование предложений по совершенствованию системы документооборота на предприятии через изучение и практическое освоение автоматизированной системы документооборота.
Задачами работы явились:
- анализ теоретических аспектов организации систем документооборота;
- анализ организационной структуры ПАО «Лукойл»;
Глава 1. Теоретическая часть
1.1 Основные понятия ИС
Информационные системы - это комплекс средств, предназначенных для хранения, упорядочивания и анализа больших объёмов информации.
Любая информационная система или база данных (с точки зрения их создания) в языках программирования состоят из трёх компонентов:
- Файл данных - файл, находящийся на локальном компьютере или на сервере, который содержит внутри себя структуру данных. К структуре данных относятся таблицы, запросы и фильтры, а также хранимые процедуры, пользовательские функции, диаграммы и триггеры;
- Объект связи - объект языка программирования, осуществляющий связь между файлом данных и интерфейсом информационной системы;
- Интерфейс информационной системы - комплекс средств, осуществляющий взаимодействие системы с конечными пользователями. Он может находиться как на клиентском компьютере, так и на сервере.
Разработка ИС по технологии клиент-сервер состоит из нескольких этапов:
1. На сервер в компьютерной сети устанавливаются серверная СУБД (Например, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle), устанавливается серверная часть СУБД. Если реализуется web-интерфейс, то на сервер ставится программа web-сервер (Например, Apache);
2. Если реализуется клиентские приложения, то на все клиентские части сети ставится клиентская часть (данный шаг не обязателен и выполняется только в том случае, если пользователи информационной системы имеют возможность управлять сервером);
3. Настраивается серверная часть СУБД, клиентские части СУБД и web-сервер;
4. Определяется структура данных (связи между таблицами и типы данных полей), также определяются первичные и вторичные таблицы в запросах;
5. На сервере создаются таблицы и запросы, выполняющиеся на стороне сервера. Перед созданием запросов, таблицы заполняются начальными данными. Также создаются хранимые процедуры, пользовательские функции, диаграммы и триггеры;
6. В случае использования клиентского приложения, при помощи языка программирования создаются объекты связи, они подключаются к таблицам, запросам и
Глава 2. Роли информационных технологий и ИС в деятельности предприятия
2.1 Основные направления деятельности предприятия
ПАО «Лукойл» – это одна из самых крупнейших публичных вертикально интегрированных нефтегазовых компаний в мире, на долю которой приходится более 2% мировой добычи нефти и около 1% доказанных запасов углеводородов. Обладая полным производственным циклом, Компания полностью контролирует всю производственную цепочку – от добычи нефти и газа до сбыта нефтепродуктов. 88% запасов и 86% добычи углеводородов приходится на Российскую Федерацию, при этом основная деятельность сосредоточена на территории 4-х федеральных округов – Северо-Западного, Приволжского, Уральского и Южного. Более 100 тыс. человек объединяют свои усилия и талант, чтобы обеспечить эффективное развитие Компании и ее передовые позиции на рынке.
Основные направления деятельности компании ПАО «Лукойл» можно подразделить на два основных операционных сегмента:
- Разведка и добыча;
- Переработка, торговля и сбыт.
Разведка и добыча нефти и газа являются центральным звеном деятельности ПАО «Лукойл» и формируют основную стоимость компании. В сегменте «Разведка и добыча» ПАО «Лукойл» располагает качественным портфелем активов, диверсифицированным как по географическому признаку, так и по степени истощения и типу запасов.
Развитие переработки, нефтехимии, энергетики и сбыта позволяет компании снизить зависимость высокой ценовой волатильности на энергетическом рынке. А также улучшить свои конкурентные позиции в основных регионах деятельности путем выпуска и реализации высококачественной продукции с высокой добавленной стоимостью. Таким образом, ПАО «Лукойл» защищает многомиллиардные инвестиции в разведку и разработку месторождений, что, в свою очередь, служит гарантией стабильного роста доходов акционеров. Сегодня ПАО «Лукойл» выпускает широкий ассортимент высококачественных нефтепродуктов, продукции газопереработки и нефтехимии и осуществляет реализацию оптом и в розницу в 18 странах мира.
Глава 3. Практическая часть
После изучения ролей информационных технологий и информационных систем на примере конкретного предприятия было принято решение рассмотреть и проанализировать нормативную базу в области защиты конфиденциальной информации, что приведет к повышению эффективности использования системы автоматизации документооборота, на примере предприятия ПАО «Лукойл». Данная компания была взята как объект защиты информации, определена характеристика структуры и бизнес-процессов.
Конфиденциальная информация - информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. В соответствии с Указом Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», к конфиденциальной информации на рассматриваемом предприятии можно отнести сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, а также сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами.
Выделим, в каких отделах ПАО «Лукойл» циркулируют документы, содержащие информацию, подлежащую защите.
Сотрудники бухгалтерии работают со следующими документами:
1. Банковские документы;
2. Кадровая документация;
3. Бухгалтерская отчётность.
В отделе по работе с клиентами обрабатываются следующие документы, содержащие конфиденциальную информацию:
1. Договора с клиентами;
2. Договора с поставщиками;
3. Счета-фактуры.
Секретарь директора работает с деловой перепиской предприятия, а также принимает документы на подпись директора, которые могут содержать конфиденциальную информацию. Юрист предприятия занимается разработкой договоров, а также проверкой документов, разработанных деловыми партнёрами предприятия. Директор предприятия имеет доступ ко всем документам, циркулирующим в ПАО
Заключение
Подводя итог о проделанной работе, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели выпускной квалификационной работы: проведено изучение и практическое освоение автоматизированной системы документооборота в условиях ПАО «Лукойл». Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму.
Так же, в рамках данной выпускной квалификационной работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах:
- детально изучена предметная область;
- выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности – документооборота в инженерных подразделениях компании;
- помимо этого, при анализе проектных решений применялись современные технологии разработки средств, передачи, обработки, хранения и выдачи информации.
В теоретической части отчета по практике выполнен комплекс работ, направленных на обоснование необходимости автоматизации: определена сущность задачи, описаны основные свойства существующей информационной системы ПАО «Лукойл», дано описание основному бизнес-процессу, рассмотрены вопросы, связанные с анализом существующих разработок в этой области. Также в первой главе обосновываются проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению. Также определены функциональные и нефункциональные требования к системе документооборота.
Далее был проведен анализ функционала наиболее распространенных программных решений в области автоматизации документооборота, определено оптимальное решение, максимально соответствующее поставленным задачам автоматизации документооборота. В практической части работы проведено моделирование процесса внедрения системы документооборота в деятельность предприятия, оценены затраты и сроки выполнения работ. Сформулированы предложения по повышению эффективности использования данной системы.
