ВВЕДЕНИЕ
Управление организацией – сложный, непрерывной, многоступенчатый процесс, предполагающий систематическое воздействие субъекта управления на объект управления с целью достижения лучших результатов с позиции поставленной цели. Количество информации, возникающее при управлении организацией, постоянно увеличивается. Социальная организация имеет дело
не с информацией вообще, а с конкретной информацией, имеющей определенную форму, обычно в виде структурных единиц, что принято считать информационными потоками.
Информационный поток образует совокупность сообщений, необходимых для осуществления управления деятельностью,
и циркулирующих в определенном направлении. Информационный поток обслуживает основные функции управления организацией: прогнозирование, планирование, организацию, регулирование, координацию, контроль, принятие решений и другие.
Таким образом, объект работы – общественные отношения, связанные с анализом современных программных средств, используемых в процессе документирования и управления документами на примере ПАО «ЧТПЗ».
Предмет работы – нормы права и научная литература, связанная
с анализом современных программных средств, используемых
в процессе документирования и управления документами на примере ПАО «ЧТПЗ».
Цель работы – проанализировать нормы права и научную литературу, связанную с анализом современных программных средств, используемых в процессе документирования и управления документами на примере ПАО «ЧТПЗ».
Цель образует задачи, необходимые к выполнению в ходе проводимого исследования:
• рассмотреть основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение современных программных средств
в документационном обеспечении управления в РФ;
• определить государственные стандарты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ;
• проанализировать структуру и характеристику деятельности
ПАО «ЧТПЗ»;
• определить организацию документационного обеспечения управления и автоматизация документационных процессов
в ПАО «ЧТПЗ»;
• рассмотреть анализ программных средств для реализации внедрения системы электронного документооборота в ПАО «ЧТПЗ»;
• дать рекомендации по совершенствованию процессов создания
и управления документами в ПАО «ЧТПЗ».
К методам, используемым в ходе проводимого исследования, следует отнести:
• методы анализа и синтеза;
• методы индукции и дедукции;
• формально-юридический метод;
• сравнительно-правовой метод.
ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ В ПАО «ЧТПЗ»
1.1 Основные нормативные и правовые акты, регламентирующие применение современных программных средств в документационном обеспечении управления в РФ
Предприятие – совокупность производственных, финансовых, трудовых, информационных и других ресурсов, направленных
на достижение поставленных целей. Соответственно управление предприятием можно рассматривать как управление его ресурсами.
Вопросы эффективного управления ресурсами возникали на всех предприятиях с момента их образования. За последние несколько десятков лет получили качественное развитие и методы управления предприятиями. Эти методы постоянно совершенствуются, начиная
с производственного планирования Фредерика Тейлора
и до современных компьютерных систем управления ресурсами предприятия.
Количество информации, возникающее при управлении организацией, постоянно увеличивается. Социальная организация имеет дело не с информацией вообще, а с конкретной информацией, имеющей определенную форму, обычно в виде структурных единиц, что принято считать информационными потоками.
Информационный поток образует совокупность сообщений, необходимых для осуществления управления деятельностью,
и циркулирующих в определенном направлении. Информационный поток обслуживает основные функции управления организацией: прогнозирование, планирование, организацию, регулирование, координацию, контроль, принятие решений и другие.
Модель информационных потоков можно представить в виде определённых блоков:
• планирование и бюджетирование, включающее план производства и продаж, планирование потребностей в материалах, мощностях, распределении финансов, оптимизации;
• управление сбытом (взаимоотношениями с клиентами, ведение договорной деятельности, учет расходов, формирование отчетности
по поставкам продукции; контроль ожидаемых денежных средств);
• управление закупками (ведение реестра договоров на закупку сырья и материалов, оформление приходных и расходных документов, формирование данных для расчетов с поставщиками и подрядчиками, управление и оптимизация цепочек поставок);
• управление производством (диспетчирование производства, учёт трудозатрат, ведение производственного журнала);
• конструкторские программы и управление капитальным строительством для определенных организаций;
• управление персоналом (планирование трудовых ресурсов, штатное расписание и кадровый учет; подготовка отчетности для ПФР);
• бухгалтерский учёт (отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета);
• управление финансами и экономический анализ хозяйственной
деятельности;
• маркетинг (прогнозирование состояния рынка сбыта готовой продукции, планирование рекламных компаний);
• служебное администрирование и управление политикой безопасности.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ПРОГРАММНЫХ СРЕДСТВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ПРОЦЕССЕ СОЗДАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ПАО «ЧТПЗ»
2.1 Защита электронной информации
В последнее время проблема защиты информации рассматривается как неотъемлемая составная часть национальной безопасности Российской Федерации. Это ясно определяется стратегией национальной безопасности Российской Федерации и Доктриной информационной безопасности Российской Федерации, как и целым рядом других документов.
При этом проблемы, связанные с информационной безопасностью, все чаще затрагивают деятельность различных организаций. При этом причины этого могут быть совершенно различными. Для государственных организаций, не занимающихся коммерческой деятельностью, необходимость соблюдения режима конфиденциальности информации может касаться тех сведений, распространение которых в соответствии с действующими законодательными актами организации считают нежелательным в интересах обеспечения своей деятельности.
У коммерческих организаций стремление к охране информационных ресурсов и сохранению их конфиденциальности чаще всего обусловлено условиями конкурентной борьбы. Связано это с тем, что на сегодняшний день информация является своеобразным товаром, подчиняющимся законам товарно-денежных отношений.
Реальный механизм, который может обеспечить защиту документированной конфиденциальной информации, — это создание в организации системы конфиденциального делопроизводства либо, как минимум, применение в открытом делопроизводстве средств и методов, используемых при работе с закрытыми документами. Однако для реализации этого необходимо соблюдение целого ряда принципов.
В первую очередь необходимо отметить, что в отличие от открытого делопроизводства, цель которого состоит в создании справочно-информационной системы, цель учета конфиденциальных документов состоит в сохранности документов и фиксировании их местонахождения.
Вследствие этого система обработки и защиты конфиденциальных документов включает ряд мер, не свойственных открытому делопроизводству. Среди них:
- жесткое регламентирование состава издаваемых документов и контроль процессов документирования начиная со стадии подготовки черновиков и проектов документов;
- создание разрешительной системы доступа к документам и делам, обеспечивающей правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
- обязательный поэкземплярный и полистный учет всех без исключения документов, проектов и черновиков;
- учет и обеспечение сохранности не только всех документов, но и учетных форм;
- фиксация прохождения и местонахождения каждого документа, в том числе письменное фиксирование всех обращений персонала к документам;
- контроль копирования и размножения документов;
- регламентация обязанностей сотрудников, в том числе введение персональной ответственности, по работе с документами и защите доверенной конфиденциальной информации;
- проведение систематических проверок наличия конфиденциальных документов, их сохранности и целостности;
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня на рынке информационного программного обеспечения представлены системы комплексной автоматизации организаций, различные по идеологии построения, функциональным возможностям, срокам внедрения, сложности внедрения и эксплуатации, стоимости. Каждая из них способна в той или иной степени решать проблемы организации с учетом его отраслевых особенностей, размера и других факторов.
За последние годы доля организаций, использующих информационные технологии, значительно увеличилась.
За последние годы информационные технологии стали важной сферой, характеризующейся динамикой роста и оказывающей влияние на развитие всех сфер экономики. Активное внедрение информационных технологий позволяет значительно расширить возможности использования информационных ресурсов. Информационные технологии являются неотъемлемым фактором влияния на эффективность экономической среды, уровень спроса, продуктивность производства, актуальность управленческих решений.
В современных условиях информационные технологии становятся эффективным инструментом совершенствования управления организацией, особенно в таких областях управленческой деятельности, как стратегическое управление, управление качеством продукции
и услуг, маркетинг, делопроизводство, управление персоналом
и организационная культура. Наиболее перспективно для крупных организаций использование интегрированных систем управления, которые имеют модули финансового и хозяйственного анализа, управления проектами, а также бухгалтерского учета.
Так, на основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы:
Общий анализ нормативно-правовых основ управления информационными потоками организации позволяет сделать вывод
о том, что нормативно-правовое регулирование защиты информации довольно обширно, но не все правовые и нормативные акты согласованы между собой в достаточной степени.
Архив является необходимой частью
и завершающим этапом кадрового делопроизводства в организации. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности организации по всем направлениям. Именно поэтому правильно организованный архив может и должен стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию.
Правильно организованная система документооборота способна значительно повысить эффективность управления бизнес-процессами предприятия. Вместе с тем, оценить работу по делопроизводству предприятия не зная специфику его деятельности практически невозможно, именно потому мы считаем необходимым рассмотрение истории и направлений работы изучаемой организации.
Одним из факторов, способствующих неудаче проекта внедрения информационной системы на предприятии, является отсутствие
у заказчика четкого плана: менеджеры не всегда знают, что конкретно хотелось бы улучшить. Подобная ситуация может ставить в тупик исполнителей. Еще одним неблаговидным фактором является непредоставление внедренцам со стороны компании-заказчика полной информации о структуре фирмы и действительных бизнес-процессах
в организации.