ВВЕДЕНИЕ
Как только человек научился писать, он начал создавать документы.
Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в архив. В технологию работы с документами входят: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация; информационно-справочная работа; исполнение; контроль исполнения; отправка; систематизация (формирование дел) и текущее хранение.
На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивают специальные подразделения - канцелярии. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы, сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты (pефеpенты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp) и технические исполнители (секpетаpь-стеногpафист, делопроизводитель, экспедитор, куpьеp).
К основным функциям, выполняемым канцелярией предприятия, относятся:
- прием и pегистpация (учет) документов;
- распределение документов и доставка их исполнителям;
- оформление и отправка исходящих документов;
- стеногpафиpование и печатание документов;
- контроль за сроками исполнения документов;
- фоpмиpование дел и сдача их в архив;
- организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.
Использование информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.
1 Классификация документов организации
Все многообразие документов, проходящих по общему делопроизводству, можно разделить на: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.
Организационные документы – документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно -хозяйственной деятельности.
Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия, куда входят:
– Заявление в регистрационную палату.
– Протокол собрания учредителей.
– Учредительный договор.
– Устав предприятия.
– Свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате.
– Свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т. п. организациях.
Первая часть документов выдается или заверяется внешними организациями. Вторая часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатываются на предприятии и утверждаются его руководством.
Сюда входят:
– Структура предприятия.
– Штатное расписание.
– Текущие планы и программы деятельности.
– Положения о структурных подразделениях.
– Внутренний распорядок на предприятии.
– Должностные инструкции сотрудников.
2 Системы электронного документооборота предприятия
Электронный документооборот - система, обеспечивающая автоматическое прохождение всех стадий обработки информации документа, начиная от его создания (или поступления в систему) и заканчивая сдачей в архив. Система электронного документооборота обеспечивает формирование первичного документа и получение на его основе различных производных форм. Системы предусматривают усиление контрольных функций документов, уменьшение затрат на их обработку, поиск и хранение. Немаловажными факторами являются сокращение площадей, на которых хранится информация, удешевление стоимости ее хранения, увеличение скорости поиска и доступа к документам.
Все это свидетельствует о необходимости организации на предприятии (организации, банке и др.) электронного документооборота.
Автоматизация документооборота на современном этапе реализуется программными продуктами различного вида:
- в программах, предназначенных для автоматизации делопроизводства, обеспечивающих прохождение распорядительных и исполнительных документов (писем, распоряжений, приказов и др.) к различным исполнителям и подразделениям, а также контроль за их исполнением;
- в функциональных программах, обеспечивающих реализацию различных функций управления и связанных с расчетами и обработкой различных экономических задач (учетных, финансовых, банковских и др.).
В процессе документооборота люди создают, хранят, перемещают и используют документы. Разные участники документооборота по-разному проявляют свои права и обязанности в зависимости от своего отношения к рассматриваемым документам. Соответственно, для работы с документами они пользуются разными информационными технологиями.
В наиболее общем случае можно выделить три категории участников документооборота (см. Таблицу 1).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
Несмотря на преимущества электронного документооборота, на пути его внедрения имеется два существенных препятствия: внутреннее и внешнее. Внутреннее препятствие связано с человеческим фактором (особенностями и слабостями людей). Внешнее препятствие обусловлено большим количеством документов, предлагаемых в бумажном виде. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из -за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (в первую очередь, рукописных). Однако последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес также и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.
