ВВЕДЕНИЕ
Актуальностью темы курсовой работы обусловлена тем, что в настоящее время весь мир в области делопроизводства уделяет огромное внимание оформлению деловой переписки и ее ведению. Ведь сегодня это острая проблема, т.к. большинство современных фирм/ организаций не придерживаются правил международной переписки, которую сегодня необходимо знать и владеть ею, т.к. от того, как правильно и грамотно составлен и оформлен документ, а в частности деловое/ служебное письмо, зависит успех организации.
В деловой переписке Российской Федерации с зарубежными партнерами в бизнесе используется иностранный язык. В частности – английский, либо язык той страны, куда направляется письмо.
Поэтому в современной деловой переписке с международными партнерами, российские организации должны выполнять все нормы, правила, которые выдвигаются международными стандартами. Целесообразно российским организациям/ фирмам знать и применять международные реквизиты деловой иностранной переписки.
Цель курсовой работы – изучить особенности ведения международных писем.
Задачи курсовой работы:
- изучить особенности письма, его основное понятие, и классификацию;
- рассмотреть составление и оформление писем;
- изучить законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки;
- рассмотреть стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки;
- проанализировать реквизиты международного письма;
- провести сравнительный анализ международных писем.
Объектом курсовой работы выступает международное письмо.
Предметом работы – ведение и оформление международных писем.
Материалами для написания курсовой работы послужили различные источники информации: нормативно-методические основы и законодательные акты Российской Федерации; статьи из профессиональной периодической печати, в которых отражены данные вопросы.
Исследованиями в данной области занимались и продолжают заниматься следующие специалисты: Веселов П.В., Стенюков М.В., Колтунова М.В., Кабашов С.Ю. и многие другие.
В курсовой работе были использованы следующие методы исследования: метод компонентного анализа, метод контекстологического анализа.
Результаты курсовой работы можно применять и использовать в качестве учебного материала по делопроизводству, а именно по теме «Особенности ведения и оформления международных писем». Практическая значимость данной работы определяется возможностью использования данных материалов на занятиях как по делопроизводству, так и на иностранных языках.
Структура курсовой работы: введение, три главы, список использованной литературы, заключение.
ГЛАВА 1. Справочно-информационные документы: теоретический аспект
1.1 Письма: основные понятия, их классификация
В повседневной жизни большое количество людей ежедневно отправляют множество различных по видам, по тематике писем, которые адресованы либо физическому языку, либо юридическому.
Если рассматривать организацию, то письма в них играют большую часть среди входящей и исходящей документации.
На сегодняшний день существует огромное множество различных видов документов, и для каждого отдельного вида документов предусмотрен определенный свод правил по его оформлению.
А так как письма являются самыми массовыми и распространенными в делопроизводстве и носят массовый вид управленческой документации, то очень важно знать, как грамотно данные письма составлять и оформлять.
Письма любого вида и любого типа отвечают целиком и полностью за имидж организации или компании. Поэтому и уделяют особое пристальное внимание оформлению корреспонденции, прибегая при этом к нормативно-правовым документам, таким как: ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Сегодня дается огромное множество определений понятию «письмо». Поэтому рассмотрим несколько вариантов данного определения.
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организацией, частными лицами [14, с. 136].
Письмо – это самый распространенный способ среди обмена информацией, которое объединяет огромное количество документов по самым различным признакам: по содержанию, по способу передачи текста (по почте и т.д.). И как отмечалось ранее, то письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации, любого учреждения и имеют множество различных видов.
Выделяют различные виды писем, которые рассмотрим ниже:
- инструктивное письмо;
- сопроводительное письмо;
- информационное письмо;
- кредитное письмо;
- гарантийное письмо;
- коммерческое письмо;
- рекламное письмо;
- презентационное письмо;
- арбитражное письмо;
- письмо-подтверждение;
- письмо-напоминание;
- письмо-извещение;
- письмо-просьба.
ГЛАВА 2. Нормативно-правовые акты в международной деловой переписке
2.1 Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки
Законодательная и нормативно-методическая база деловой переписки воспринимается как комплекс правовых положений, методов и требований, которые в совокупности своей устанавливают и регулируют нормы создания и обработки документов.
Данный комплекс включает в себя следующие НПА:
- федеральные законы;
- НПА федеральных органов власти Российской Федерации;
- НПА субъектов Российской Федерации;
- государственные стандарты и госты;
- нормативно-методические документы межотраслевого характера, которые регламентируют работу с документами;
Все законодательные акты Российской Федерации регламентируют и регулируют требования к документам, которые пересылаются при помощи различных средств связи (почтовое отделение, телеграф, факсимильное сообщение или же электронное).
При пересылке писем через услуги почты Российской Федерации, предусмотрен Федеральный Закон «О почтовой связи» [4], который устанавливает свои нормы и требования к пересылаемым документам, в т.ч. и письмам.
В Российской Федерации разработаны и работают законодательные нормы документирования и работы с документами, которые выступают основой процессов информатизации. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» [1] регулирует отношения, которые возникают при создании и применении информационных технологий в сфере делопроизводства.
За частые документы пересылаются деловым партнерам в зарубежные страны, т.е. за пределы Российской Федерации, а также происходит процесс получения писем/ корреспонденции из-за рубежа, в этом случае работает Федеральный Закон «Об участии в международном информационном обмене». Данный Закон предусматривает наложение ограничений на вывоз за пределы территории Российской Федерации документированной информации.
Так же среди нормативно-правовых документов стоит выделить некоторые акты, которые содержат определенные нормы, которые необходимо учитывать при ведении и оформлении деловой переписки.
В переписке на территории РФ необходимо официально использовать государственный язык, данная норма закреплена в Законе Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» [2].
В настоящее время в делопроизводстве наблюдается увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастает количество деловой переписки, которая осуществляется в электронном варианте, поэтому данные моменты и послужили основой для создания и разработки определенных законодательных норм, которые бы регулировали данное направление.
Для того чтобы были обеспечены правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, в 2002 году был издан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». Данный закон указывает на то, что, если соблюдены все выдвинутые условия, то бумажный и электронный документ равнозначны.
Не стоит забывать и о гражданском законодательстве, которое играет не маловажную роль в делопроизводстве, следовательно – это Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ), который устанавливает такое понятие, как «юридическое лицо», «физическое лицо» и т.д. Гражданский кодекс определяет правовые основы деятельности как юридических, так и физических лиц, и их взаимоотношение между собой, в данном случае это могут быть: оформление договоров, заключение договоров, расторжение договоров, деловая переписка и т.д.
Так же стоит назвать и Трудовой кодекс Российской Федерации, и Уголовный кодекс Российской Федерации, и Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.
ГЛАВА 3. Правила оформления международных писем
3.1 Реквизиты международного письма
Любое письмо, которое используется как в служебной переписке, так и в деловой, которое применяется в практике общения между зарубежными организациями/ партнерами, может включать следующий набор реквизитов:
1. Issuеr Fiеld – реквизит, который отвечает за сведения об отправителе. В данном реквизите указывается наименование организации, почтовый и телеграфный адрес организации, ее номер телефона, факса и телефакса и пр.;
2. Rеfеrеnсе Linе – данный реквизит указывает о наличии ссылки на индексы отправителя;
3. dаtе – реквизит даты;
4. Insidе Аddrеss – реквизит «внутренний адрес», который включает наименование получателя письма (организация, лицо) и почтовый адрес организации;
5. Аttеntiоn Linе – реквизит «К сведению» указывает на конкретное лицо;
6. Sаlutiоn – данный реквизит обозначает вступительное обращение;
7. Subjесt Linе – данный реквизит называется «заголовок к тексту»
8. Воdу оf thе Lеttеr – реквизит «основной текст письма»
9. Соmрlеmеntаrу сlоsе – реквизит «заключительная формула вежливости»;
10. Signаturе – реквизит «Подпись»;
11. Еnсlоsurе – реквизит, который указывает на приложение;
12. ССNоtаtiоn – данный реквизит указывает на рассылку копий конкретного документа.
Если рассматривать каждый реквизит отдельно, то стоит начать с реквизита «Сведения об отправителе». Указывается наименование организации на бланке письма конкретной организации, так же указывается м товарный знак конкретной организации, почтовый и телеграфный адрес организации. Так же возможен и такой вариант, когда под наименованием организации можно указывать род деятельности данной организации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной курсовой работе нами были рассмотрены, изучены основные понятия международного письма, которые являются неотъемлемой частью теоретической базы деловой переписки на международной арене. Настоящее исследование посвящено сравнительному анализу российской деловой/служебной переписки и международной деловой переписки.
В ходе курсового исследования нами было дано основное определение понятию «письмо», рассмотрена классификация писем. Известно, что письма делаться на виды, а те в свою очередь подразделяются еще и на подвиды.
Так же нами было изучено законодательство и нормативно-методические основы, которые регламентируют основную работу с письмами. Огромное множество НПА и законодательных документов уже утратили свою силу и взамен им введены новые законодательные документы. Так же выявлено нами, что международные письма при оформлении придерживаются международного стандарта, и призывают все другие страны активно применять в своей практической части делопроизводства применять данные международные стандарты. Ведь от правильности ведения деловой переписки целиком и полностью зависит успех организации/ фирмы / предприятия и т.д.
Так же в ходе курсового исследования было выявлено то, что международные письма в большинстве своем оформляются на иностранном языке, за частую и как правило – это английский язык. Но международная организация по стандартизации призывает делопроизводителей оформлять документы не только на английском языке, но и на языках той страны, куда будет направлено письмо.
Нами проведен анализ международной переписки, точнее международных писем и российских писем, и их основных используемых реквизитов в документе – письме.
Выявлены различные отличия в реквизитах, которые в одном документе могут применяться, а в другом отсутствовать напрочь.
