ВВЕДЕНИЕ
В рамках функционирования любой компании важным элементом является уровень информированности как аппарата управления, так и всех отделов компании, что подразумевает обеспеченность актуальной информацией в необходимый момент времени. Таким образом, первоочередной задачей компании является и формирование эффективной системы информационных потоков.
Информационные потоки в компании представляют собой физическое перемещение информации, которое осуществляется от одного сотрудника или подразделения компании к другому. Так, посредством работы с информационными потоками осуществляется общая оптимизация работы предприятия. В свою очередь, система информационных потоков представляет собой совокупность физических перемещений информации, предоставляющую возможность осуществления какого-либо процесса или реализации решения.
Также в целях эффективной формализации необходимой в работе информации необходимо четкое определение порядка оборота важной документации. Данный порядок должен быть сформирован на основе принципов рациональной организации документооборота и маршрутов прохождения документов с учетом отраслевых нюансов, которые есть в любом секторе экономики.
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Организация работы с кадровыми документами
В любой организации кадровая документация должна быть регламентирована, иметь организационную форму, обладать юридической силой. Кадровое делопроизводство заключает в себе вид деятельности, которая фиксирует трудовые отношения в документах. Она закрепляет данные о существовании и движении кадров.
Под движением кадров понимают такие процессы как трудоустройство, перевод на иную работу, отпуск и увольнение [12].
Кадровая документация может быть классифицирована по нескольким признакам [14, С.1386-1387]:
1. По степени обязательности:
обязательные документы — для ведения во всех организациях независимо от сферы деятельности, численности персонала и организационно-правовой формы;
рекомендательные документы- носящие рекомендательный характер;
специфический документы – зависящие от специфики конкретного учреждения.
2. По целевой принадлежности:
документы по учету личного состава работников, например, приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника;
документы, связанные с осуществлением функции по управлению персоналом и организацией труда.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
2.1 Общая организационно-экономическая характеристика организации
Объектом анализа в рамках курсового исследования является компания ООО «Т2 РТК Холдинг» – мобильный оператор Tele2.
Tele2 – российский сотовый оператор федерального масштаба. Он был создан в качестве дочерней организации шведской телекоммуникационной группой Tele2 AB под брендом «Tele2 Россия». Освоение российского рынка сотовой связи начал в 2003 году, запустив в коммерческую эксплуатацию первые GSM-сети в 8 субъектах Российской Федерации. Временем активной региональной экспансии в области телекоммуникаций стали 2000-е, к концу которых его абонентская база увеличилась до 18,6 миллиона человек.
В марте 2013-го активы российского филиала группы приобрел банк ВТБ, что поспособствовало дальнейшему динамичному развитию мобильного оператора и последующей успешной реализации инвестиций. Уже в июне в состав компании вошел воронежский сотовый оператор «Кодотел», а в октябре большая часть акций Tele2 Россия была выкуплена: 50 % приобрел консорциум частных инвесторов, владеющих банком «Россия», а 5 % были приобретены страховой группой «СОГАЗ».
ГЛАВА 3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ
В рамках анализа организации информационного обмена и документооборота в целом по компании, проведенного в Главе 2, было выявлено отсутствие установленных регламентированных сроков по всем этапам документооборота и информационного обмена между отделами и службами компании. Несмотря на наличие установленных сроков согласования некоторых документов по ключевым бизнес процессам, де-факто оно зависит от способа запроса информации, загрузки отделов, которые должны предоставить данную информацию, и корпоративной культуре. Также было установлено, что регламентация контроля и сроков исполнения по документам осуществляется самим исполнителем. Так, контроль исполнения заявок и договоров осуществляется сотрудниками ключевых отделов компании самостоятельно.
Помимо этого, в рамках анализа было выявлено, что, ввиду большого количества документов и контрагентов, график имеющегося документооборота (в частности, в бухгалтерии компании) слабо соблюдается.
Характеризуя степень автоматизации документооборота в целом по компании, можно отметить наличие локальных баз данных внутри отделов, созданных сотрудниками данных отделов и не взаимосвязанных с базами данных других отделов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В качестве объекта исследования в рамках курсового исследования выступила компания ООО «Т2 РТК Холдинг» – сеть телекоммуникаций Российской Федерации (мобильный оператор Tele2).
На основе проведенных интервью с сотрудниками компании ООО «Т2 РТК Холдинг» был сделан вывод об отсутствии автоматизации документооборота в отделе кадром компании. Имеющиеся на данный момент в компании программные продукты (EDMS, Access, ServiseDesk и другие) осуществляют оптимизацию различных аспектов бизнес-процессов, протекающих в компании, не затрагивая оптимизацию кадрового документооборота.
Было сделано предположение о том, что внедрение автоматизированной системы электронного документооборота в деятельность кадровой службы позволит осуществить сокращение временных и материальных затрат и, соответственно, увеличить эффективность деятельности ООО «Т2 РТК Холдинг».
В рамках количественного анализа документов, сопровождающих основные информационные потоки и бизнес процессы компании в качестве типовых документов были выбраны документы, составляемые при найме сотрудника – трудовой договор (контракт) – 8,06 %, приказ о принятии на работу – 8,06 % и карточка (личное дело) сотрудника – 8,06 %. Таким образом, данный комплект документов составляет в сумме 24,18 % от объёма основных документов кадрового отдела.
