ВВЕДЕНИЕ
Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO), созданная в 1946 г. при непосредственном участии СССР, играет ключевую роль в стандартизации управления документами. Международная стандартизация управления документами – относительно молодое направление деятельности ИСО. Вместе с тем уже сейчас можно выделить несколько этапов ее становление и развития. Изначально являясь прикладным направлением, регламентирующим отдельные аспекты этой сферы деятельности, на современном этапе стандартизация стала самостоятельным направлением, имеющим разветвленную сеть международных стандартов. Сейчас можно смело говорить о системе взаимосвязанных и взаимодополняющих стандартов ИСО по управлению документами, охватывающих практически весь спектр вопросов, связанных с созданием, использованием и хранением традиционных и электронных документов, а также методологические и технологические аспекты обеспечения этих процессов. Именно поэтому стандарты ИСО широко применяются во всех развитых странах мира, включая Российскую Федерацию.
Свою деятельность в этом направлении ИСО реализует через свои специализированные технические комитеты, среди которых основополагающую роль играют ИСО/ТК 46 и ИСО/ТК 171. ИСО/ТК 46 «Информация и документация» (ISO/TC 46 Information and documentation), созданный в 1947 г., в настоящее время является разработчиком всех методологических стандартов ИСО, регламентирующих сферу управления документами. Эту работу он осуществляет через свой специализированный подкомитет ИСО/ТК 46/ПК 11 «Управление архивами/документами» (ISO/TC 46/SC 11 Archives/records management). При этом областью деятельности ИСО/ТК 46 является также стандартизация в сфере библиотечного и издательского дела, музейной, библиотечной и архивной документации, вопросы индексирования и классификации информации в этих сферах, а также систематизация и использование информационных ресурсов. В настоящее время секретариат ИСО/ТК 46 ведет Французская ассоциация по стандартизации – AFNOR (Association Française de Normalisation).
ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ НОВЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАН-ДАРТОВ В СФЕРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
ИСО/ТК 171 «Прикладные системы создания и хранения документов» (ISO/TC 171 Document management applications), созданный в 1978 г. с целью стандартизации технологий и процессов, включающих создание, индексирование, хранение, обеспечение сохранности, использование, миграцию документов и др. в программных приложениях, используемых в целях управления документами и архивами. При этом ИСО/ТК 171 разрабатывает стандарты для всех типов носителей информации, включая бумажные, пленочные, магнитные, электронные и др. В настоящее время секретариат ИСО/ТК 171 ведет Британский институт стандартов – BSI (British Standards Institution).
Важно отметить сотрудничество этих технических комитетов по вопросам стандартизации управления документами и распределение между ними зон ответственности. Экспертами этих технических комитетов разработаны практически все стандарты, используемые в сфере управления документами и архивами. Однако изначально в стандартах ИСО речь шла о регламентации отдельных аспектов работы с документами и материально-техническом обеспечении этого процесса. Например, были разработаны стандарты:
на форматы (размер) бумаги, используемой в офисных целях, а также на ее плотность, цветовую гамму и светоустойчивость;
порядок написания адресов на конвертах и идентификацию документов;
качество чернил и машинописных лент;
терминологию и правила ее формирования и др.
С появлением ИСО/ТК 171 началась стандартизация технологий, используемых в сфере делопроизводства и архивного дела. Особое внимание этот комитет уделял вопросам создания, систематизации и обеспечения сохранности технотронных документов, то есть документов, создание и воспроизведение которых невозможно без участия технических средств.
ГЛАВА 2 ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ГОСУДАР-СТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ В СФЕРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В УРФУ
За период с 2001 по 2010 г. были разработаны и внедрены следующие стандарты ИСО, регламентирующие вопросы работы с документами, сгруппированные вокруг ИСО 15489-1:2001:
ИСО 9000 «Системы менеджмента качества. Общие положения и словарь» (ISO 9000:2001, 2008 Quality management system. Fundamentals and vocabulary);
ИСО 9001 «Системы менеджмента качества. Требования» (ISO 9001:2001, 2008 Quality management system. Requirements);
ИСО/ТО 15489-2:2001 «Информация и документация. Управление документами. Требования» (ISO/ТR 15489-2:2001 Information and Documentation – Records Management – Requirements);
ИСО 23081-1:2004, 2006 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Требования» (ISO 23081-1:2004, 2006 Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1: Principles);
ИСО/ТО 18492:2005 «Прикладные системы создания и хранения документов. Обеспечение долговременного хранения электронной документированной информации» (ISO/TR 18492:2005 Document management application. Long-term preservation of electronic document-based information);
ИСО 22310:2006 «Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» (ISO 22310:2006 Information and documentation – Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards);
ИСО/ТО 26122:2008 «Информация и документация – Анализ процессов работы с точки зрения управления документами» (ISO/TR 26122:2008 Information and documentation – Work process analysis for records).
ГЛАВА 3 ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ГОСУДАР-СТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ В СФЕРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
В Российской Федерации на данный момент имеется два адаптированных стандарта серии – ИСО 30300 и ИСО 30301 (в двух вариантах). В ближайшие два года планируется выпуск российской версии стандарта ИСО 30302, опубликованного Международной организацией по стандартизации (ISO, International Organization for Standardization) в 2015 г.
Изучая зарубежный опыт в данном направлении, мы не можем не отметить Испанию, а именно Высшую школу архивного дела и управления документами Автономного университета Барселоны (La Escola Superior d’ArXivística i Gestió de Documents), которая первой сертифицировала ИСО 30301 [25]. По данному стандарту был создан сайт [11], где публикуются новости по действиям с этой серией в Испании. Тем не менее, ожидаемая популярность стандартов серии 30300 не была подтверждена количеством выданных сертификатов: ни одна компания не сделала обязательным соблюдение требования о наличии подобного сертификата [12].
Сертификация по стандарту 30301 в России трудновыполнима, но в других странах она реализована, что может быть интересно исследователям.
После публикации в 2011 г. стандарты ИСО серии 30300 были не так популярны во Франции, как другие – ИСО 14641-1 и ИСО 27001 [7]. Тем не менее время показало их верную стратегическую направленность, что мы видим на примере непрерывной работы над ними и активной заинтересованности стран в их разработке. На практике это универсальный инструмент для управления данными, который способствует совершенствованию процесса принятия решений, позволяет достигать поставленных целей и, как следствие, повышать эффективность организации.
ГЛАВА 4 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ВНЕДРЕНИЯ НО-ВЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ В СФЕРЕ ДЕЛОПРО-ИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА
УрГУ является одним из ведущих высших учебных заведений Центрально-Черноземного региона и представляет собой многопрофильный вуз, готовящий специалистов для металлургической, машиностроительной, химической и других отраслей промышленности, а также для академической, вузовской и отраслевой науки.
Университет имеет общедоступные нормативно-методические и иные документы, как и любое учреждение. Документы можно разделить на несколько групп документов:
организационные;
распорядительные;
документы по личному составу;
информационно-справочные;
бухгалтерско-финансовые;
иные нормативные документы вышестоящих организаций. К организационным документам университета можно отнести:
устав, штатное расписание, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников.
Устав является обязательным и основным учредительным документом, определяющим правовой статус университета. В учредительном документе прописываются правила, которые регулируют деятельность университета. Документ закрепил организационно – правовую форму, название, юридический адрес, органы управления, контроля, а также условия реорганизации и ликвидации. Устав состоит из следующих разделов: «Общие положения, «Предмет, цели и виды деятельности Университета», «Структура Университета», «Организация деятельности и управление Университетом», «Образовательная, научная, научно-техническая и инновационная деятельность Университета», «Экономика Университета», «Работники Университета», «Виды локальных нормативных актов Университета», «Порядок реорганизации и ликвидации Университета».
ГЛАВА 5 ОСОБЕННОСТИ МОНИТОРИНГА ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СТАНДАРТОВ
5.1 Проблемы мониторинга внедрения новых государственных стандартов
Современные тенденции в области информационных технологий создают новые условия и вызовы для развития электронного управления организацией, независимо от сферы ее деятельности. Масштабное развитие технологий и каналов связи, степень проникновения Интернета и его доступность стали катализатором развития обмена информацией, распространения электронных услуг и появления новых форм взаимодействия между сотрудниками и организациями.
Активному развитию и внедрению информационных технологий в российских организациях, как государственных, так и частных, способствовала политика, проводимая Правительством Российской Федерации. Организации, работающие в реальных секторах экономики и действующие в правовом поле нашей страны, должны реагировать на политику
Правительства в области применения новейших технологий, в том числе информационных систем, предназначенных для автоматизации работы с документами.
Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрация, визирование, перемещение внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочная работа. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционируя себя как поставщиков решений для комплексной автоматизации производственного процесса, на практике автоматизируют только отдельные офисные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения и организацию движения документов [5].
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Если провести сравнение актуальности версий действующих международных стандартов ИСО и их аналогов, внедренных в России, легко заметить серьезные временные расхождения и использование устаревших версий международных стандартов. К тому же далеко не все даже из перечисленных стандартов внедрены в стране в принципе. Учитывая тот факт, что разработкой и внедрением международных стандартов ИСО в Российской Федерации занимаются два технических подкомитета – ПК 4/ТК 191 СИБИД «Управление документацией» (ведет ВНИИДАД) и ПК6/ ТК 459 «Жизненный цикл электронного документооборота» (Ведет компания «ЭОС»), – которые в год (да и то не каждый) выпускают по одному национальному стандарту, можно подсчитать, что им понадобиться не менее 10–15 лет на внедрение вышеперечисленных стандартов ИСО при условии, что они не будут актуализироваться. Но ИСО пересматривает свои стандарты не реже раза в пять лет, так что при таких темпах внедрения национальных стандартов, разработанных на основе международных, невозможно ожидать внедрения всей системы стандартов по управлению документами.
В то же время опыт внедрения международных стандартов «методом обложки», сыгравший важную роль в 2000– 2015 гг., в настоящее время себя изживает. Возможно, стоит изменить подход и внедрить практику разработки комплексного национального стандарта на базе нескольких взаимосвязанных стандартов ИСО? Данный подход позволит:
внедрить основополагающие положения международных стандартов в привязке к национальной практике работы с документами;
сократить время внедрения в России актуальных практик и технологий, заложенных в международных стандартах, и расширить доступность сведений о них;
выстроить систему национальных стандартов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, как составную часть управления документами и актуализировать методологическую базу отрасли.
