ВВЕДЕНИЕ
Новые условия мирового развития оказали существенное влияние на качество общественной жизни, на социальные и экономические процессы, происходящие в обществе. Становление общества, именуемого информационным, будет способствовать расширению потенциала граждан в области реализации своих устремлений за счет активного внедрения информационно-коммуникационных технологий во все сферы общественной деятельности и государственного управления, в том числе и в области документационного обеспечения .
Новые знания и технологии вторгаются в повседневную жизнь, в рабочее и учебное время. Поэтому информация становится все более ценна, так как преобразуется в знания, которые имеет высокую цену. Поэтому от того, насколько качественно составлена и оформлена информация, зависит ее ценность и также возможность ее дальнейшего использования. Принято считать, что информация, зафиксированная на носителе с соответствующими реквизитами для ее идентификации является документом . В организациях все большую популярность набирает тема управления документами с целью рационализации их видового состава и правил оформления. Роль документа в управлении делает актуальными исследования ученых и практиков по управлению документацией в организации, а также приобщению международных стандартов к реалиям российских организаций с целью перехода от традиционного делопроизводства к новаторским технологическим достижения – системы электронного документооборота, электронная подпись, электронные услуги, электронные документы. Особенно остро вопрос применения систем электронного документооборота с целью повышения качества стоит в крупных организациях, таких как, например, ПАО «ЧТПЗ».
Таким образом, несмотря на существенную разработанность данной проблемы в зарубежной литературе, уровень ее освещения в отечественных источниках не так высок, также существующие проблемы в рассматриваемой организации обусловливают актуальность рассматриваемой темы.
Таким образом, объект работы – общественные отношения, связанные с анализом и совершенствованием документационного обеспечения управления Публичного акционерного общества.
Предмет работы – нормы права и научная литература, связанная с анализом и совершенствованием документационного обеспечения управления Публичного акционерного общества.
Цель работы – проанализировать нормы права и научную литературу, связанную с анализом и совершенствованием документационного обеспечения управления Публичного акционерного общества.
Цель образует задачи, необходимые к рассмотрению в ходе проводимого исследования:
- определить историографию документационного обеспечения управления;
- рассмотреть источники документационного обеспечения управления;
- дать общую информацию о ПАО «ЧТПЗ»;
- проанализировать организационную и функциональную структуру ПАО «ЧТПЗ»;
- провести анализ организации документационного обеспечения управления в ПАО «ЧТПЗ».
1 АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1 Общие положения о деятельности организации
Публичное акционерное общество «Челябинский трубопрокатный завод» (далее именуемое — Общество) учреждено в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «О6 организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества» от 01.07.1992 Г 721 и действует в соответствии с Федеральным законом «О6 акционерных обществах», законодательством Российской Федерации и Уставом Общества.
Общество создано на основании решения Челябинского областного комитета по управлению государственным имуществом от 21.10.1992 Г 225 путем преобразования Государственного предприятия «Челябинский трубопрокатный завод» в акционерное общество открытого типа «Челябинский трубопрокатный завод», зарегистрированное решением Администрации Ленинского района города Челябинска от 21.10.1992 Г 624-2, свидетельство о государственной регистрации от 21.10.1992 Г 27-З1, и является его правопреемником.
Общество создано без ограничения срока его деятельности.
Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Публичное акционерное общество «Челябинский трубопрокатный завод» .
Место нахождения Общества: Российская Федерация, Челябинская область, город Челябинск.
Основной целью деятельности Общества является эффективное ведение производства и сбыта продукции на основе рационального использования имущества и ресурсов Общества для извлечения максимальной прибыли и ее целесообразного использования в интересах акционеров, расширенного воспроизводства и трудового коллектива.
Основными видами деятельности Общества являются:
производство и реализация труб, трубной продукции, металлических конструкций, прочих металлических изделий;
производство чугуна;
производство стали в мартеновских и электропечах;
производство флюса;
строительная деятельность;
деятельность в области связи;
торговая деятельность;
применение химпосуды и термопар из драгоценных металлов;
организация и деятельность ведомственной пожарной охраны;
образовательная деятельность, подготовка кадров с высшим и средним специальным образованием, подготовка и повышение квалификации;
защита государственной тайны.
Общество вправе также осуществлять любые другие виды деятельности, не запрещенные федеральными законами. В случаях, предусмотренных законом, Общество может заниматься отдельными видами деятельности только на основании специального разрешения (лицензии), членства в саморегулируемой организации или выданного саморегулируемой организацией свидетельства о допуске к определенному виду работ .
2 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПАО «ЧТПЗ»
2.1 Общие положения о документообороте ПАО «ЧТПЗ»
Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Документооборот на современном предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки и осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.) .
По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. Поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.
Схемы движения всех документов на предприятии разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом. Поскольку документооборот оказывает большое влияние на работу всего аппарата, то постоянно в учреждении проводится работа по его рационализации.
Более существенным и не менее наглядным фактором снижения затрат в результате внедрения системы электронного документооборота является экономия рабочего времени сотрудников организации. Работу сотрудников с документами можно разделить на две части:
- творческая, производительная часть работы (все действия, связанные с подготовкой содержания новых документов, обсуждением с коллегами, поиском и анализом информации, подготовкой и принятием управленческих решений и др.);
- рутинная, непроизводительная часть работы (поиск потерявшихся документов, ожидания в приемных, неоднократные повторные согласования, многократный ввод и дублирование информации и др.).
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени.
3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ПАО «ЧТПЗ»
3.1 Совершенствование мероприятий по управлению документами
Совокупность мероприятий по управлению документами в организации способствует планомерной и эффективной деловой деятельности в любой организации, особенно в ходе ведения деловых управленческих операций, а привлечение информационных технологий к этому процессу будет способствовать повышению качества работы в документами в информацией. В процессе управления документацией организации можно решить следующие основные задачи:
- организация рационального документооборота;
- контроль исполнения документов;
- оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;
- последующее хранение документов в архиве.
Поэтому целью организации, решившей начать переход на технологии управления документами, необходимо в первую очередь ознакомиться с международными стандартами серии ISO и их русифицированной версией (ГОСТ Р ИСО серии 9000, 15489, 54471, 53898), а затем составить перспективный план-проект, который позволит создать условия эффективной обработки документированной информации в определенные сроки и с определенными финансовыми затратами. Поэтому организации, переходящей на технологии управления документами необходимо изучить правовое регулирования вопросов работы с документами, в том числе и в электронной форме, исследовать особенности законодательного регулирования управления документами и документооборота на международно-правовом уровне и на уровне России, проанализировать юридические требования, предъявляемые к вопросам организации электронного документооборота.
Проведенный мною анализ научных статей, исследований позволяет сделать выводы, что зарубежный опыт работы с документами важен и нужен, однако необходимо учитывать национальные особенности работы с документами, поэтому всецело полагаться на зарубежный опыт является опрометчивым шагом, так как уровень владения информационными технологиями и финансовые возможности российских организаций для внедрения средств автоматизации различен. Для качественного прорыва в вопросах внедрения и продвижения технологий управления документами и электронного документооборота в российских организациях необходима выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документе (формат, свойства) и электронном документообороте . В России имеет место некоторое отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от международных темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Для ликвидации этого отставания необходимо вплотную заняться вопросами правового регулирования, в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам. Возможно снизить уровень отставания по вопросам продвижения технологий электронного документооборота в России позволит принятие закона «Об электронном документе», который урегулирует возникающие спорные вопросы.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы:
Документирование – это в первую очередь процесс и данный процесс направлен на создание и оформление документов.
Работы М.В. Леонова и В.Т. Медведева посвящены изучению особенностей работы с кадрами с целью повышения качества продукции на предприятии; в своих исследованиях И.М. Альшевский раскрывает пути развития инновационного потенциала завода через работу с кадрами; Т. Маликов и М. Сегал исследуют сущность и основные направления научно-технического прогресса, и влияние его на квалификацию работников материального производства.
Таким образом, несмотря на существенную разработанность данной проблемы в зарубежной литературе, уровень ее освещения в отечественных источниках не так высок.
Правильно организованная система документооборота способна значительно повысить эффективность управления бизнес-процессами предприятия. Вместе с тем, оценить работу по делопроизводству предприятия не зная специфику его деятельности практически невозможно, именно потому мы считаем необходимым рассмотрение истории и направлений работы изучаемой организации.
При разработке модели службы ДОУ в современной организации, наряду с общепринятой и наиболее распространенной моделью в виде отдела документационного обеспечения управления, с учетом внедренной в деятельность организации системой менеджмента качества, в структуре ОДОУ следует предусмотреть подразделения, ответственные за:
разработку организационно-методических и нормативных документов;
актуализацию всей документации организации;
обеспечение и поддержание компетенции всех категорий сотрудников организации в области документационного менеджмента.
Основной целью Группы ЧТПЗ является комплексное удовлетворение потребностей российских и мировых компаний топливно-энергетического комплекса за счет разработки и поставки интегрированных решений для магистрального и внутрипромыслового трубопроводного транспорта.
Обладая достаточным количеством мощностей по производству сварных и бесшовных труб широкого сортамента, развитой системой складов, ЧТПЗ позиционирует себя как эффективного универсального игрока на трубном рынке России и стран СНГ, специализирующегося на изготовлении трубной продукции для всех основных секторов экономики.
Так же следует отметить, что в организации нет графика движения документов, вследствие чего документы иногда теряются. Так же имеет место дублирование информации, так как не производится экспертиза ценности документов.
Проведенный мною анализ научных статей, исследований позволяет сделать выводы, что зарубежный опыт работы с документами важен и нужен, однако необходимо учитывать национальные особенности работы с документами, поэтому всецело полагаться на зарубежный опыт является опрометчивым шагом, так как уровень владения информационными технологиями и финансовые возможности российских организаций для внедрения средств автоматизации различен. Для качественного прорыва в вопросах внедрения и продвижения технологий управления документами и электронного документооборота в российских организациях необходима выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документе (формат, свойства) и электронном документообороте.
